档案知识讲座
    1、 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
    2、档案的种类：根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等；按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案；按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案；按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
     目前，通常将机关档案分为文书档案、会计档案、科学技术档案、专门档案、声像档案和实物档案六大类。
  3、档案的基本属性 ：
    （1）原始性：档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。
    （2）记录性：可从内容和形式两方面来看。内容上，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果。形式上，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。
    （3）档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种基本价值：一是历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从档案正确处理机要性和服务性的关系的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。
     4、档案工作：指档案业务工作,即档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。
    5、档案工作的性质：档案管理是一项专业性、服务性、机要性的工作。
    （1）专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范；
    （2）服务性。档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展；
    （3）机要性。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性。
    6、档案工作的基本原则：《档案法》指出：我国档案工作“实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”。
    7、档案的整理：就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。
    8、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
    9、 档案整理的基本方法有两种：
     （1）以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
     （2）以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
    10、文件材料的分类 ：按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
    （1）分年度
     按年度分开文件，将同一年度的文件集中在一起，可以反应出一个年度机关的工作面貌。
    （2）分级别
     将某一个年度的文件按与立档单位的关系，分为上级文件、本级（本机关）文件、同级机关文件和下级文件4个部分。某些联系密切的文件不能机械地按级别分开。
    （3）分机构
     上级、同级、下级机关文件材料中，如有两个以上机构时，应按机构分开。
    （4）分问题
    按文件内容所反映的问题，把同一问题的文件归在一起，把不同问题的文件分开。
    （5）分保管期限
    根据国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》或依据该表制定的本机关档案保管期限表，把文件按永久、长期、短期分开。
11、文件组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
12、 文件组合的基本方法：
    （1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。
    （2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。
    （3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。
    （4）工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。
    （5）案件材料，一般一案一卷，或一案数卷。
    （6）人民来信，可按来信所反映的问题、信件作者或信件的处理形式组合。
    （7）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
    （8）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。
13、案卷的编目
    案卷的编目工作是案卷的“外加工”，主要项目包括编制页（件）号、填写卷内文件目录、备考表和案卷封面。
    （1）编制页（件）号，凡是装订的案卷，要求以页为单位，在有文字的页面，每页编一号，空白页不编号。凡左侧装订的案卷，编在正面的右上角，背面的左上角。页（件）号最好用铅笔填写，一是与原文件上的编号相区别，二是发现编号错误易于纠正。
    （2）卷内文件目录 的填写方法是：
     (a)顺序号：卷内文书材料依其排列先后填写序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。
     (b) 文号：填写卷内文书材料上标注的发文字号。
     (c)责任者：填写卷内文件材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长，可采用通用简称。
     (d) 题名：即文件标题，一般照实抄录。卷内文件材料没有题名或题名不完整，不能反映材料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加“〔 〕号。      (e) 日期：填写形成文书材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文书材料应考证清楚后填写。
     (f) 页号：填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号。
     (g) 备注：对卷内文书材料作必要说明。
    （3）卷内备考表 的填写方法是： 本卷情况说明：填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 立卷人：完成立卷后，由责任立卷者签名。 检查人：由案卷质量审核者签名。 立卷时间：填写立卷完成时间。
    （4）案卷封面的填写方法是：A：填写立档单位全称或通用的简称。 B：填写立档单位机构名称等。 C：填写案卷题名。填写时第一行空二格，回行时顶格。D：卷内文件起止日期：填写卷内最早一份和最迟一份文书材料的形成日期。E：保管期限：填写所确定的保管期限。F：卷内文件的页数和件数：填写卷内文书材料实有的总页数和总件数。归档号：文书部门和业务部门立卷时的临时编号，一般不用填写。
     14、案卷的装订
     （1）去除金属物：装订前要把文件上的订书针、大头针、回形针等金属物除去，以防金属物锈蚀损坏文件。清除时应注意不要损坏文件。         （2）确定装订形式：根据本单位的实际情况，可选择成卷装订，也可以选择单卷装订。成卷装订一般在左侧打三个孔（孔距7cm 左右），用线绳装订。装订孔不得破坏文字，装订线不应压字而防碍阅读。装订要牢固，不掉页。不成卷装订的案卷，要逐件用细线装订，放在特制的卷夹或卷盒内。
      15、案卷排列、编号和编制案卷目录 案卷排列方法一般采用“三分开”排列法，即永久、长期、短期案卷按照年度——保管期限——类别分别排列。 根据案卷的排列方法和顺序，分年度或跨年度编制案卷的流水号，即案卷号。 案卷排列、编号以后，要编制案卷目录，以方便检索。
      16、我国目前规定的档案保管期限有哪几种？
    目前，我国各种档案的保管期限概括起来有两种，即永久和定期。永久是指被保存档案的保管期限为“永久”，即需要永久性保存的档案。定期是指被保存的档案规定有一定的保存期限。如文书档案的保管期限规定为永久、长期、短期三种，其中长期为50年，短期为15年；会计档案的保管期限规定为永久和定期两种，其中定期有25年、15年、10年、5年、3年不等。
      17、会计档案应归档哪些具体内容？
     （1）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。      （2）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄、其他会计帐薄。
     （3）财务报告类：月、季、年度财务报告，包括文字说明、附注，其他财务报告。
     （4）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册、销毁清册，其他应当保存的会计核算材料。
    18、哪些照片档案属于收集范围？
    （1）反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案；（2）领导人和著名人物参加与单位有关的重大公务活动的照片档案；（3）单位组织或参加的重要外事活动的照片档案；（4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害和异常现象的照片档案；（5）反映某地地理、古迹及自然风光和民间风俗的照片档案；（6）与其他载体档案有密切联系的照片档案。文件材料的分类
归 档 范 围
    名优产品档案:包括产品简介、产品照片、产品获奖情况及证 书、合格证、说明书、注册商标等。
    名人档案:包括个人简介、主要事迹、手稿、获奖证书、录 音、照片等。
    "科技、文化、卫生"三下乡档案:综合类包括各种计划、
总结、安排、信息等;科技类包括种植、养殖;文化类包括举办各项活动的照片等;卫生类包括常见病防治、妇女儿童保健以及反映"三下乡"活动的专题片。
    退耕还林工程档案:包括退耕地证明、宜林荒山荒地承包 (购买)协议书、工程规划、实施万案、作业设计、资金拨付、粮食和生活补助的发放等各种文件。"三证七卡"指:土地使用证、林权证、粮款领取证、申请卡、明白卡、设计卡、合同卡、责任卡、验收卡、苗木调运卡。
    小城镇建设档案:包括小城镇建设的规划图、现状图、道路绿 化图、结构施工图、给排水图、电力电讯图、城镇建设的实施万案、可研报吉、请示批复、图纸、农民建房申请等。
    农村税费改革档案:包括农村税费改革工作的文件及领导讲话、会议记录、实施方案、总结、宣传培训及检查验收材料、成立机构的通知;农业税、农业特产税测算表;农业税、农业特产税负担清册及汇总表;集体及农民负担公益事业金征收表;农业税、农业特产税计税核定证书及农民监督卡编号、发放情况登记表;减、免农业税情况登记表;农村税费改革活动中形成的照片、录音带、录像带、电子文件等。